La gestion de vos stocks et approvisionnements

La gestion des stocks est un aspect important de l’administration d’une entreprise. En plus du stockage, et de la rotation de vos produits, l’approvisionnement vous permet de maximiser votre trésorerie pour répondre à vos demandes, ainsi qu’à celles de vos clients sans rupture de stock.

La gestion des stocks, en tant que valeur, est cruciale. La gestion des stocks est cruciale, il est essentiel de déterminer les principaux stocks à gérer, de les évaluer en permanence par le biais d’un inventaire.

La gestion des approvisionnements permet de compléter ce suivi des stocks. En fait, ils sont inextricablement liés car le moment de l’approvisionnement sera fonction de la quantité du stock.

Pourquoi faut-il optimiser son approvisionnement ?

L’objectif premier de l’approvisionnement du stock est d’éviter une pénurie. L’objectif est de satisfaire les demandes des clients à tout moment, quelle que soit la quantité de marchandises demandée. L’incapacité à répondre à cette demande pourrait avoir de graves conséquences. Dans le cas où, en cas d’urgence, vos clients se rendent compte que vous êtes en rupture de stock, la situation sera différente dans des circonstances normales.

Je pense, à titre d’exemple, au blocage de mars 2020 lié à la pandémie de Covid 19. Les clients des grands distributeurs se sont précipités dans les magasins en croyant que les stocks seraient rapidement épuisés. C’était le cas parce que les magasins d’alimentation ne pouvaient pas se réapprovisionner plusieurs fois dans la journée afin de satisfaire la demande rapide.

Cependant, à une époque plus conventionnelle, les clients ne se laisseront pas aller à ce problème de stock. Après plusieurs visites, ils changeront de magasin. Cela entraînera la perte de clients et une augmentation du chiffre d’affaires pour votre entreprise.

Les contraintes liées à l’approvisionnement

Mais même si la nécessité d’avoir une offre suffisante pour répondre à la demande est évidente, ce n’est pas aussi simple.

Tout d’abord, vous serez probablement confronté à une limitation de votre espace. Un stock occupe de l’espace. Pour certains artisans ou commerçants, l’espace est rare. Dans cette situation, l’espace disponible n’est pas suffisant pour stocker les produits en grande quantité.

En outre, l’achat d’un stock important de marchandises peut constituer un risque économique. Imaginez que vous achetiez des T-shirts à l’effigie d’un groupe de musique à la mode. Pour vous assurer que votre entreprise, vous achetez un énorme stock de cinq mille unités. Cependant, en septembre, le groupe a disparu et il vous reste 2 000 T-shirts dans l’entrepôt.

En fin de compte, même si vous avez l’espace nécessaire et que votre stock est durable, vous serez confronté à une autre limitation majeure. Le stockage de grandes quantités vous oblige à immobiliser des liquidités et à supporter des coûts comme :

• Acheter votre marchandise
• Louer un entrepôt
• Assurer ce stock
• Garder ce stock
• Contrôler ce stock.

En fin de compte, choisir le bon fournisseur pour gérer votre stock n’est pas aussi facile qu’il y paraît. Comment s’y prendre ?

Dans un premier temps, nous allons déterminer les coûts de gestion de cet approvisionnement.

Comment puis-je déterminer les frais de gestion de l’approvisionnement ?

L’objectif de cette section est de comprendre les différentes composantes de l’approvisionnement. Le coût de l’approvisionnement est attribué à deux facteurs :

• Le coût du maintien des stocks
• Le prix de la passation d’une commande.

Le coût du maintien des stocks

Le coût d’approvisionnement désigne l’ensemble des coûts qui permettent de le financer et de le contrôler.

• Location d’entrepôt
• Matériel de stockage
• Assurance
• Personnel impliqué
• Coûts financiers

L’objectif est de transformer l’accumulation d’articles en une quantité de possession. Cela nous permettra de créer des prévisions et des estimations du coût de possession des stocks.

Pour calculer les coûts de possession des stocks, nous calculons le niveau moyen des stocks. Il existe deux façons de calculer le coût des stocks :

Stock moyen = (Stock du début + Stock final)/2

Si vous souhaitez prévoir le stock pour une année, vous devez appliquer cette méthode :

Stock moyen = Consommation prévue (2 X le nombre de commandes)

Plus vous passez de commandes, plus votre stock sera réduit.

Pour déterminer le coût total du stock, nous calculons tous les coûts de possession, puis nous les divisons par le montant du stock.

Taux de possession = coût de possession/stock moyen

Le prix de la passation d’une commande

Un autre aspect à prendre en compte lors de l’analyse du coût de gestion de l’approvisionnement est le coût de passation d’une commande. Chaque commande est, en effet, une dépense. C’est certainement plus évident par rapport au coût de possession ; cependant, c’est un fait. Le coût de possession comprend :

• Le temps consacré aux commandes
• Les coûts de télécommunications
• Les fournitures potentielles
• Les coûts de transport

Les différents programmes d’approvisionnement des stocks

Nous avons découvert comment estimer le coût de la gestion des approvisionnements. En tant qu’artisan ou commerçant, vous devez maximiser ces coûts. Cependant, de manière générale, ces deux éléments (le coût de possession ainsi que le coût d’achat) n’évoluent pas de la même manière en fonction de la quantité de commandes que vous avez passées.

En substance, la gestion des coûts d’approvisionnement exige une connaissance approfondie de votre activité et une bonne capacité de prévision.

Vous pouvez concevoir un programme d’approvisionnement. Un programme d’approvisionnement est un schéma qui vous permet de déterminer la quantité et la date de prélèvement en fonction de vos activités et des prévisions de vente.

Si votre besoin est spécifique et constant, vous pouvez utiliser une feuille de calcul excel. Cela vous aidera à déterminer la meilleure quantité de commandes en fonction de votre coût de possession ainsi que de la livraison.

Parfois, votre demande n’est pas régulière et n’est pas certaine. Dans cette situation, vous devez employer l’une des deux méthodes associées à un programme d’inventaire qui peut gérer une demande imprévisible et irrégulière.

La méthode du point de commande est appliquée lorsque le fournisseur doit imposer l’exigence d’une certaine quantité à chaque commande. La commande doit être passée dans la première heure où le stock d’alerte a été atteint.

La méthode de gestion des calendriers est utilisée lorsque le fournisseur fixe des dates de livraison. La quantité d’articles commandés dépendra de la quantité de stock nécessaire jusqu’au moment de la prochaine commande.

Il existe une variété de logiciels de comptabilité qui vous permettent de gérer ces articles. Cependant, il est également possible d’utiliser un tableur afin de suivre vos besoins en approvisionnement. Certains indicateurs de gestion des stocks vous permettront de maximiser vos commandes et d’éviter les ruptures de stock.