La gestion des approvisionnements de vos stocks

La gestion de stock est un élément très important dans la gestion d’une entreprise. Au-delà du stockage et de la rotation de votre marchandise, l’approvisionnement permet d’optimiser votre trésorerie et de répondre à vos besoins, et ceux de vos clients, sans rupture de stock. Mais comment gérer les approvisionnements ?

La gestion des stocks, en matière de valeur, est importante. Il faut identifier les stocks les plus importants à gérer et les valoriser en continu, et via un inventaire. Pour cela, nous avons, à disposition, différents indicateurs. Cependant, ce suivi n’est pas suffisant pour optimiser les stocks et la trésorerie de l’entreprise. Ce suivi n’est pas non plus suffisant pour répondre à la demande client sans rupture.

La gestion des approvisionnements permet justement de compléter ce suivi des stocks. En effet, les deux sont très liés puisque du rythme des approvisionnements, dépendra le niveau des stocks.

Pourquoi optimiser ses approvisionnements ?

L’intérêt principal de l’approvisionnement des stocks est d’éviter la pénurie. Concrètement, l’objectif est de pouvoir répondre à la demande des clients à tout moment, et quelle que soit la quantité demandée. Ne pas pouvoir répondre à cette demande peut avoir de graves incidences. En effet, si, dans des situations exceptionnelles, vos clients comprendront que vous soyez en rupture de stock, ce ne sera pas le cas en situation normale.

Je pense, par exemple au confinement de mars 2020, lié à la pandémie du Covid 19. Les clients des grandes surfaces se sont précipitées dans les magasins estimant que ces derniers seraient, logiquement, en rupture de stock très rapidement. Ce qui a été le cas puisque les grande surfaces alimentaires étaient dans l’impossibilité de se réapprovisionner plusieurs fois dans la journée pour répondre à une demande soudaine.

Cependant, en période plus classique, les clients ne vous autoriseront pas ce problème de stocks. Au bout de quelques visites, ils changeront de magasin. Cette rupture de stock va doncentraîner une perte de clients ainsi qu’une baisse de chiffre d’affaires pour votre entreprise.

« Ce que vous ne vendez pas aujourd’hui, vous ne le vendrez pas demain. »

Les contraintes liées à approvisionnement

Mais voilà, si la nécessité d’avoir un stock suffisant pour répondre à la demande est une évidence, tout n’est pas si simple. En effet, posséder un gros niveau de stock a aussi des contraintes.

Tout d’abord, vous aurez, sans doute, une contrainte liée à vos locaux. Un stock occupe de la place. Pour certains commerçants ou artisans, la place est comptée. Dans ce cas, l’espace n’est pas suffisant pour stocker de la marchandise en quantité.

Ensuite, acheter un stock de marchandise important peut entraîner un risque commercial. En effet, imaginez que vous achetiez des T-Shirts à l’effigie d’un groupe de musique très à la mode. Pour assurer le coup, vous achetez un gros stock de 5.000 unités. Or dès le mois de septembre, ce groupe de musique tombe dans l’oubli et il vous reste 2000 T-Shirts sur les bras. Qu’en faites-vous ?

Enfin, même si vous avez de la place et que votre stock est intemporel, vous aurez une contrainte encore plus importante. Le stock, c’est de l’argent. He oui, s’approvisionner en grande quantité demande d’immobiliser de la trésorerie, en plus d’avoir un coût. Vous devez :

  • Acheter votre marchandise
  • Louer un entrepôt
  • Assurer ce stock
  • Entretenir le stock
  • Assurer la gestion de ce stock

Bref, de toute évidence, trouver le bon approvisionnement pour bien gérer son stock n’est pas si simple. Alors comment faire ?

Avant toute chose, nous allons calculer les coûts de gestion de cet approvisionnement.

Comment calculer le coût de gestion des approvisionnements ?

L’objectif de ce paragraphe est de comprendre les différentes composantes liées à l’approvisionnement. Le coût de l’approvisionnement est liée à deux éléments :

  • Le coût de possession du stock
  • Le coût de passation des commandes

Le coût de possession du stock

Le coût de possession est l’ensemble de frais permettant de le financer et de le gérer.

  • Loyer de l’entrepôt
  • Matériel de stockage
  • Assurances
  • Personnel concerné
  • Frais financiers

L’objectif est de transformer ce cumul de postes chiffrés en taux de possession. Cela nous permettra de faire des prévisions et des estimations de coûts de possession du stock.

Pour estimer le coût de possession du stock, nous allons calculer le niveau de stock moyen. Nous pouvons utiliser deux méthodes :

Stock Moyen= ( Stock Initial + Stock Final)/2

Si vous voulez anticiper se stock pour une année, vous allez utiliser la méthode suivante :

Stock Moyen= Consommation prévue / (2 X Nombre de commandes)

En toute logique, plus vous passez de commandes, plus votre Stock Moyen sera faible.

Pour connaître le coût de possession du stock, nous allons prendre l’ensemble des coûts de possession et le diviser par ce stock moyen.

Taux de possession= Coût de possession/ Stock Moyen

Le coût de passation d’une commande

L’autre élément à prendre en considération dans l’analyse des coûts de gestion des approvisionnements et le coût de passation d’une commande. En effet, chaque commande a un coût. Il est bien évidemment plus simple à identifier que le coût de possession, mais il est bien réel. Ce coût comprend :

  • Le temps de travail passé aux commandes
  • Les coûts de télécommunication
  • Les fournitures éventuelles
  • Les frais de transport

Pour connaître le coût de gestion de vos approvisionnements, il vous suffit d’additionner ce deux postes.

Les différents programmes d’approvisionnement de stocks

Nous venons de voir comment calculer le coût de gestion des approvisionnements. En tant que commerçant ou artisans, vous allez devoir optimiser ces coûts. Cependant, généralement, ces deux postes ( coût de possession et coût de passation) ne vont pas évoluer de la même manière suivant votre nombre de commandes.

« Plus vous faites de commandes, plus le coût de passation augmente et plus le coût de possession baisse. »

Inversement :

« Moins vous faites de commandes, plus le coût de passation baisse et plus le coût de possession augmente. »

Bref, gérer ses coûts d’approvisionnement demande de bien connaître son secteur d’activité et une bonne anticipation.

Il est possible de réaliser un programme d’approvisionnement. Un programme d’approvisionnement est comme un planning qui permet d’identifier la quantité et la date désapprovisionnement en fonction de votre activité, de vos prévisions de vente.

Lorsque votre demande est certaine et régulière, vous pouvez utiliser un tableur. Celui-ci vous permettra d’identifier le nombre de commandes optimales en fonction de vos coûts de possession et de passation.

Il est aussi possible d’utiliser une méthode mathématique :

Nombre de commandes optimales= racine (consommation X coût unitaire X tx de possession) / 2 X coût de passation

Quantité optimale à commander= consommation/Nombre optimale de commandes

Il arrive que votre demande ne soit pas régulière et certaine. Dans ce cas, les méthodes ci-dessus ne fonctionneront pas. Dans ce cas vous devez utiliser une des deux méthodes liées à un programme d’approvisionnement pour une demande aléatoire et irrégulière.

La méthode du point de commande s’applique lorsque le fournisseur impose une quantité obligatoire à chaque commande. La commande devra se faire dès que le stock d’alerte est atteint.

La méthode de la gestion calendaire s’applique lorsque le fournisseur impose des dates de livraison. La quantité commandée dépendra donc du stock nécessaire jusqu’à la prochaine commande.

Il existe de nombreux logiciels comptables qui permettent de gérer ces approvisionnements. Mais il est aussi possible d’utiliser un tableur pour suivre vos besoins d’approvisionnements.

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